Cette vidéo a pour but de passer en revue et de présenter les principales fonctions d’AvocatDB. Ceci dans l’intérêt de vous faire découvrir quelques possibilités du produit ou de vous aider à pour première mise en main de l’application.
Résumé :
Avant de commencer, ce qu’il faut savoir est qu’AvocatDB est un produit entièrement pensé et développé en Suisse avec pour principal objectif la volonté d’optimiser votre temps de travail et le temps passé à la saisie d’information.
C’est ainsi que pour faciliter l’accès à vos données, AvocatDB a une interface graphique composée d’une série d’onglet. Il est dès lors possible en un seul clic de souris de trouver une information que ce soit un fax, un appel, une partie, une note d’honoraire ou encore d’avoir une vision sur votre bilan.
Afin de vous démontrer sa faciliter et rapidité d’utilisation, nous allons passer à un cas pratique.
Dans cet exemple nous allons :
- Créer une nouvelle partie.
- Créer un nouveau dossier.
- Informer l’ensemble des collaborateurs de la création du dossier.
- Générer une lettre.
- Effectuer des opérations.
- Etablir une note d’honoraire.
- Effectuer le suivi grâce à l’échéancier
1. Créer une nouvelle partie
Pour créer une nouvelle partie, il faut se rendre dans le carnet d’adresse puis saisir le contact désiré. Nous pouvons dès lors assignés une personne responsable pour toute question relatives à ce contact.
2. Créer un nouveau dossier
Il faut ensuite appuyer sur le bouton + afin de créer un dossier en relation avec cette partie. A ce moment un nouveau formulaire s’ouvre avec toutes les indications du dossier que nous pouvons compléter.
3. Informer l’ensemble des collaborateurs de la création du dossier.
Cette partie est complétement automatisée. Dès que l’on fermera le dossier le programme nous proposera d’envoyé un email à l’ensemble des collaborateurs. A nous de choisir par oui ou non.
4. Générer une lettre.
Pour générer une lettre, il faut se rendre sous l’onglet Documents, puis appuyer sur le bouton nouveau document, choisir le modèle et le destinataire, le document est maintenant générer, il peut être modifier à votre guise.
5. Effectuer des opérations
Le formulaire des opérations ressemble à une feuille Excel, il est possible de passer d’une opération à l’autre sans se préoccuper de l’édition ou de l’enregistrement. Ce formulaire est intelligent, il va mettre en évidence par une couleur orange les opérations contenant des informations suspectes. En rouge celles qui contiennent des erreurs manifeste et en vert celle qui sont entièrement validée est sauvegardée.
6. Etablir une note d’honoraire.
Pour établir une note d’honoraire, il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste certainement à appuyer sur le bouton NDH en dessus de la liste des opérations.
Ainsi nous retrouvons le détail de notre note d’honoraire, il reste plus qu’à l’ajuster et à générer le document près à imprimé depuis le programme.
7. Effectuer le suivi grâce à l’échéancier
Avec AvocatDB avoir un suivi des débiteurs est d’une facilité déconcertante. Les notes d’honoraire sont également identifiées par des codes de couleurs.
Orange : Pour les note d’honoraires qui sont impayées ou en retard de paiement
Jaune : Pour les notes d’honoraire qui arrivent à échéance.
Blanc : Pour les notes d’honoraire en cours.
Si nous recevons un versement de la part d’un client, il suffit de faire un clic de droit sur la note d’honoraire du client, sélectionner versement et indiquer le montant. Si le montant versé correspond au montant de la note d’honoraire cette dernière sera automatiquement clôturée.