Message Nov. 2012

Cher Maître,

Depuis 2009, nous avons investi plus de 3000 heures afin de créer un programme de gestion pour avocats intuitif qui correspond au plus près à votre profession.

L’entier du développement a été effectué en Suisse, en collaboration avec des avocats, secrétaires et comptables.

Notre philosophie étant qu’il n’est pas aux avocats de s’adapter au produit, mais à notre produit de s’adapter à vos besoins.

Nous vous proposons un produit de qualité, à un prix défiant toute concurrence. Notre atout : nos clients ont la possibilité de choisir les fonctionnalités et/ou les améliorations nécessaires à leur propre pratique. C’est l’avantage de la proximité.

C’est ainsi qu’AvocatDB a été pensé afin d’optimiser au maximum votre temps que ce soit pour la saisie d’opérations ou la recherche d’information. A titre d’exemple, il ne vous faudra que quelques secondes pour établir une note d’honoraires ou générer un document. Si vous êtes intéressé par le travail à distance, la dictée numérique, là encore notre produit s’adapte et vous offre des solutions innovantes.

Bien entendu ceci en plus des fonctions de base, telle que la centralisation de l’ensemble de vos dossiers, carnet d’adresses, opérations, appels, fax et correspondances.

Il serait fastidieux de vous décrire en quelques lignes l’ensemble des fonctionnalités d’AvocatDB, c’est pourquoi nous vous proposons de vous le présenter gratuitement dans vos locaux. N’hésitez pas à nous contacter par courriel, téléphone ou par le biais de notre site web.

En vous remerciant, cher Maître, de l’intérêt que vous porterez à ce courriel, nous vous présentons nos meilleures salutations.

Votre partenaire,

AvocatDB

Utiliser l’échéancier

Dans cet article nous allons voir les améliorations apportées à l’échéancier et comment utiliser ce dernier.

1. Modifications rapides :

Depuis la version d’AvocatDB 2.2, il n’est plus nécessaire d’ouvrir un dossier pour modifier une note d’honoraire. Vous pouvez le faire directement à travers la liste des échéances comme s’il s’agissait d’un tableur Excel. Cette option est un gain de temps non négligeable.

2. Des couleurs pour plus de visibilité :

Les lignes de l’échéancier se distinguent par plusieurs couleurs, vous pouvez ainsi facilement distinguer les notes d’honoraires en souffrance (orange) de celle arrivant à échéance (jaune) ou celles qui sont toujours dans les délais.

3. Une vision claire de la situation

Si vous avez par exemple reçu un paiement partiel ou une avance pour vos opérations. Le montant sera visible dans la colonne crédit, la colonne solde vous indique alors le montant restant à encaisser.

4. Accéder aux informations liées avec un simple clique de droite :

En effectuant un clique de droite sur la ligne désirée, un menu contextuel s’affiche. Il vous permet d’effectuer des actions en relation avec la note d’honoraires seléctionnée.

5. Double-cliquer sur une ligne pour ouvrir le dossier :

Si vous désirez accéder rapidement au dossier en relation avec la note d’honoraires, vous pouvez le faire en double cliquant sur la ligne désirée.

6. Ajouter des versements simplement :

Vous avez reçu un versement d’un client, vous pouvez l’ajouter simplement en effectuant un clique de droite sur l’une des colonnes en lecture seule (Débit, Crédit, Solde).

Selectionner ensuite l’option « Versement », la fenêtre suivante s’ouvre :

Indiquer le montant du versement puis enregister.

Demande d’assistance à distance

A travers cet article, nous allons examiner comment donner l’accés à un technicien afin qu’il puisse voir votre écran à distance. Dans l’idéal ouvrez votre messagerie avant d’effectuer cette procédure.

  1. Dans le menu démarrer sous programmes puis maintenance, cliquer sur le racccourci « Assistance à distance Windows »

    Une autre possibilité est de taper dans le champs texte en bas du menu démarrrer le mot « assistance », le raccourci apparaîtra de suite.

  2. Choissisez l’option « Inviter une personne de confiance à vous aider »

  3. Puis « Envoyer une invitation par courrier électronique »

  4. Envoyez l’email à la personne qui doit accéder à l’ordinateur.

  5. Vous devrez ensuite communiquer à votre interlocuteur un code unique qui s’affiche à votre écran. Ce dernier est une sécurité pour éviter qu’un intru puisse accéder à l’ordinateur à votre insu.

Créer une adresse

Vous pouvez créer une nouvelle adresse à l’aide du bouton « Nouveau contact » situé au bas de la liste d’adresse.

Vous pouvez également effectuer cette opération depuis le menu déroulant « Contacts » puis « Ajouter ».

Un certain nombre de champs sont obligatoires, ils sont facilement reconnaissable, si vous essayer d’ajouter votre contact sans remplir un de ces champs, il deviendra rouge.

Il vous suffit alors d’y insérer une valeur et de recliquer sur le bouton ajouter.

Une fois votre enregistrement compléter, le bouton « Ajouter » se transforme en « Modifier », un message de confiration est inscrit à cotés en vert et la nouvelle adresse est visible dans la liste du carnet d’adresse.

 

 

Onglet Carnet d’adresse.

Le carnet d’adresse vous permet de gérer toutes vos adresses (qu’il s’agisse d’un client, d’un avocat, d’une partie adverse ou autre). Vous trouverez ici toutes les  adresses ayant eu une action dans l’un de vos dossiers.

L’ensemble de ces adresses apparaîtra dans l’espace « 1 » de l’écran ci-dessous.

Il est ensuite possible de filtrer les adresses grâce au champ filtrer « 2 »

La partie « 3 » quant à elle permet de corriger rapidement l’adresse.

La fonction est particulièrement intéressante quand vous pouvez découvrir tous les dossiers dans laquelle cette partie est présente (Partie « 4 »).

Par exemple que l’avocat d’une partie adverse a déjà deux dossiers ouvert contre vos clients.